Rendezvényszervezés
- Anthemon a rendezvények szakértője 

Minden cég életében vannak olyan pillanatok, melyeket egy sikeres rendezvény keretében szeretne emlékezetessé tenni és szükség van egy rendezvényszervező közreműködésére. Ez lehet egy új termék bevezetése, partner találkozó, ügyfélparti, születésnapi rendezvény, vagy akár a dolgozók részére karácsonyi parti, vállalati nap, családi nap, sportnap, stb.
Az Anthemon ehhez nyújt szakszerű segítséget a tervezéstől a lebonyolításig, a megfelelő helyszín kiválasztásától a kreativ ötletek megvalósításáig.

 

 Szakmai rendezvény:   Szakmai rendezvények részére biztosítjuk a helyszínt, konferencia  tovább....

 Roadshow, termékbemutató:  Egy-egy termékbemutató, roadshow remek alkalom, amikor  tovább...

 Ügyfél rendezvény, ügyfél parti  Ügyfélrendezvény, partner parti esetén kiemelten fontos tovább...

 Vállalati sportnap  A vállalati nap az egész éves kemény munka közben lehetőséget nyújt  tovább...

 Családi nap  A vállalati családi nap mindig izgalmas kihívás, mert itt egyszerre kell  tovább...

 

A rendezvényszervezés története

A rendezvény szervezett közösség keretein belül, előre meghatározott célból, adott helyen és időben megtartott összejövetel. A rendezvények az alábbiak szerint csoportosíthatóak: – gazdasági cél, helyszín, -helyszínek száma, – tervezés jellege, –jellegük, – funkcionális tartalmuk, – általános csoportosítás, – rendezők alapján, – eredet.

Az ókori Egyiptomban már rendeztek különböző ünnepségeket, amelyeket főleg vallási illetve politikai okokból vagy a fáraó tiszteletére készültek. Szinte egyidősek az első társadalmak, kultúrák létrejöttével. Az első nagy rendezvényekre a Római Birodalomban i.e. 776-ban, az Olimpiai játékok keretein belül került sor. A birodalomban sokszor volt ünnepség, gladiátor játék, abból a célból, hogy összefogják a népet, és feledtessék vele a rossz körülményeket

A középkorban és az újkor elején a hatalmi elit szervezett rendezvényeket, amelyek szigorú szabályok szerint zajlottak. Az uralkodó rendezvényeiért az udvarnok volt a felelős. Az ünnepségek célja: - a hatalom üzenete a népnek, - az ország presztízsének növelése.

Magyarországon a barokk korban a főurak vadászatokat, lakomákat, családi ünnepségeket rendeztek.

A reformkorban az emberek folyamatosan keresték egymás társaságát a színházi előadásokon, kirándulásokon, egyletekben, szabadtéri eseményeken, magánházakban.

A XIX.-XX. század fordulóján kiállításokat, bemutatókat tartottak, fellendült a sport. Az egyik legjelentősebb rendezvény az 1896-os millenniumi kiállítás, ahol már nem csak a kereskedelmi és gazdasági élet képviselői, hanem a hadügy, a haditengerészet és a főváros képviselői is jelen voltak.

Az üzleti rendezvények az I. világháború után, de főleg a II. világháborút követően az USA-ban kezdődtek. A háború utáni első években Közép-Európában és Kelet-Európában a rendezvények a pártrendezvényekre és a központi állami hatalom összejöveteleire, szakkiállításra és konferenciára korlátozódtak. Újra voltak koncertek, előadások, bálok, vállalati bemutatók, kiállítások, állami fogadások.

A Magyarországon zajló politikai- és gazdasági rendszer változása a rendezvényszervezést is forradalmasították, a rendezvények fontossága megnőtt.

Rendezvénytípusok

A. Hivatalos rendezvények 

1. Konferencia: előre meghatározott napirend és program szerint zajló, problémamegoldó ülés. A kongresszusnál kisebb létszámú és rövid időtartamú. Nagyobb konferenciák esetében gondoskodnunk kell a meghívottak szállodai elhelyezéséről és a konferencia vacsoráról is. Nemzetközi konferencia esetében a résztvevők legalább három, de inkább jóval több országból érkeznek, ezért a tolmácsokról gondoskodni kell. A résztvevők száma dönti el azt, hogy hány ülésteremre, illetve szállodai szobára lesz szükség. Gondoskodni kell úgynevezett hölgyprogramokról is. A házigazda legyen magas rangú személy. A konferenciára a résztvevők egyénileg fizetik be a részvételi díjat.

2. Kongresszus: egy politikai, szakmai, kulturális, vallási stb. csoport több száz vagy akár ezer képviselőjének rendszeres találkozási formája. Csak a szervezet tagjai vehetnek részt rajta. Gyakran egy téma megvitatására hívják össze, meghatározott gyakorisággal rendezik, általában egyetlen téma megvitatására hívják össze. A nemzetközi kongresszusok zömében igen formálisak, általában évente üléseznek.

3. Corporate meeting (~ Testületi ülés): a létszáma 50 fő alatt van. Tolmács nem szükséges. A résztvevőket VIP (Very Important Person: különösen fontos/különleges elbánásban részesülő személy) bánásmódban kell részesíteni. A helyszín csendes környezetben legyen, a feszített munkatempó szabadidős programok szükségesek. A résztvevők kis létszáma, de a VIP jelleg miatt is a szokásosnál többet kell törődnünk a biztonsági feltételekkel.

4. Ülés, meeting: közepes nagyságú összejövetel. A kis létszámú elnökség és a hallgatóság egymással szemben ül, a témákhoz jelentkezés alapján lehet hozzászólni. Ülés szervezhető meghatározott időközönként, de alkalmi jelleggel is.

5. Tréning: kisebb-nagyobb csoportok számára szervezett oktatás, továbbképzés. Intenzív munkaülésnek számít, hasonlít a konferenciára, egyre gyakrabban kerül rá sor.

6. Sajtótájékoztató: tárgyalások, konferenciák, vásárok, kiállítások, szakmai bemutatók, vállalati évfordulók, kitüntetés vagy csupán a nagyobb nyilvánosságnak, vagy meghatározott szakmai köröknek szóló tájékoztatás esetén híják össze a sajtó képviselőit. Több országból érkező újságíró meghívása esetén sajtóértekezletről, sajtókonferenciáról beszélünk.

7. Kiállítás: az eladás ösztönzésének egyik módja, amely lehet vásár, kiállítás, szakkiállítás, szalon, expo és szak-világkiállítás.

B. Étkezéssel egybekötött rendezvény-szervezés

1. Bankett, fogadás, állófogadás: a fogadás valamilyen esemény ünneplése, vagy valamely magas rangú vendég tiszteletére vendéglátással összekapcsolt összejövetel. A bankett ehhez hasonló, amely lehet ünnepi lakoma, díszebéd, díszvacsora. Az állófogadás a legelterjedtebb rendezvénytípus: az enni- és innivalót a büféasztalon helyezzük el, minden ételt állva kell fogyasztani. Az előkészületei hasonlóak a koktélparti előkészületeihez, de itt legalább másfél négyzetméter alapterületet kell biztosítani fejenként. A pohárköszöntőt mindig a házigazda mondja, utána a fővendég, ehhez állómikrofont és dobogót kell biztosítani.

2. Buffet-dinner: az úgynevezett ültetéses álló rendezvényeken, a buffet-dinner alkalmával a teremben a büféasztalon kívül annyi asztalt kell megteríteni ülésrend nélkül, ahány vendég visszaigazolta a részvételt. A fejenkénti minimális alapterület két négyzetméter. A házigazda asztalához ültetendő vendégeket egyenként kell odakísérni. Legtöbbször zenét is biztosítani kell és háttérműsort is kell szervezni.

3. Koktélparti: ezen a társas összejövetelen köttetnek az új üzleti kapcsolatok és ismeretségek. Az étkezés visszafogott, elegáns. A szükséges alapterület fejenként másfél négyzetméter, de a légköbméter figyelembe vételével alacsony helyiségbe kevesebb személyt hívunk meg.

4. Egy pohár pezsgő: kiállítás megnyitásának, szerződés aláírásának, szoboravatásnak, kitüntetés átadásának a szerves része.

C. Egyéb rendezvények szervezése

Ankét: tanácskozás, értekezlet, vitaülés

Bál: nagyobb szabású, általában szervezett, rendszerint

Táncmulatság

Bemutató: valaminek az első nyilvános előadása

Estély: az esti órákban rendezett, gyakran vacsorával és tánccal egybekötött ünnepélyes összejövetel, amit valakinek a tiszteletére adnak

Fesztivál: ünnepi játékok, ünnepi előadás sorozat, ünnepélyes seregszemle

Gála: díszes, ünnepélyes előadás, műsor

Parádé: látványos, fényűző, pompás ünnepség, felvonulás

Show: látványos, vegyes szórakoztató műsor

Tutorial: oktatási, konzultációs rendezvény

 

Forrás: http://hu.wikipedia.org/wiki/Rendezv%C3%A9nyszervez%C3%A9s

 

A rendezvény(szervezés) története

A rendezvények megszervezése nem a modernkor terméke, akadnak rá példák a történelem korábbi időszakaiból is. Foglaljuk össze röviden a rendezvények eddigi történelmi áttekintését, az egyes korokban elfoglalt szerepét.

Már az Egyiptomi ó-, közép- és újbirodalomban is rendeztek különböző ünnepségeket, amelyeket főleg vallási illetve politikai okokból vagy a fáraó tiszteletére készültek. Szinte egyidősek az első társadalmak, kultúrák létrejöttével. Az első megarendezvényekre - amelyhez feltétlenül szükség volt már összefogott szervezésre - i.e. 776-ban, az olimpiai játékok keretein belül került sor (minden bizonnyal voltak régebbi játékok is, de erről maradt fenn az első írásos emlékek).

A közép- és kora újkorban a hatalmi elithez kapcsolódtak a színpompás rendezvények, mint például a királyi esküvők, temetések, udvari lakomák, lovagi viadalok, melyek szigorú szabályok szerint zajlottak.

Az udvar szereplőinek az udvarnok instrukcióit kellett követniük, ő volt a felelős a rendezvények megszervezéséért és lebonyolításáért. Az ünnepségek közismerten komoly politikai szerepe kettős jellegű volt: üzenetet hordoztak a rendszer, a hatalom birtokosai részéről, de sok esetben az ország presztízsét is növelték. Sikerüket jórészt megrendezésük zökkenőmentessége szerint ítélték meg.

A reformkor a társas élet fellendülésének kora is volt, hiszen a magánházaknál, színházakban, hangversenyeken, ünnepélyeken, kirándulásokon és az egyletekben az emberek folyamatosan keresték egymás társaságát. Az estélyek, bálok, farsangi táncmulatságok mellett a főváros időtöltésének kedvelt és divatos formájává váltak a szabadtéri események, mint például a budai búcsú vagy a gellérthegyi húsvéthétfői népünnep.

A XIX.-XX. század fordulóján a társasági és a sportélet rendezvényei mellett megjelentek a kiállítások, bemutatók. Jelentős esemény volt az 1896-os millenniumi kiállítás, ahol a kereskedelmi és gazdasági élet képviselőinek pavilonjai mellett, bemutatkozott a hadügy, a haditengerészet és a főváros is. A rendezők gondoskodtak a szórakoztatásról, ahogy azt napjainkban is tapasztaljuk.

Ezek azonban még nem voltak üzleti rendezvények, mert nem egy cégmárka, szolgáltatás stb. népszerűsítése, bemutatása érdekében történtek. Az eseménymarketing korai rendezvényei csak az I. világháború után, de tömegesen a II. világháborút követően az USA-ban kezdődtek.

A háború utáni első években Közép- és Kelet Európában a rendezvények a pártrendezvényekre és a központi állami hatalom összejöveteleire, valamint néhány szakkiállításra és konferenciára korlátozódtak.

Az első hivatalos rendezvényszervező vállalatok a hatvanas évektől jelentek meg, amikor újra nagy számban kerültek megrendezésre a koncertek, színházi és operaelőadások, bálok, valamint vállalati bemutatók, kiállítások, állami fogadások. Ezek után még éveknek kellett eltelniük, hogy a rendezvények ismét visszakapják régi jelentőségüket és további fejlődésnek induljanak.

A 90-es évek elején zajló politikai, gazdasági változások, mint mindent, a rendezvényszervezést is forradalmisították. A vállalkozói, nemzetközi nyitási folyamatokkal párhuzamosan a rendezvények száma, típusa és minősége is jócskán megnőtt. Értékké vált a minőség és jelentős szerephez jutott az ár is.

 

Rendezvényszervezés lépésről – lépésre II.

A rendezvények csoportosítása nem könnyű feladat, mert az egyes csoportok is számos további alcsoportra bonthatóak, nem beszélve a különböző ismérvek szerinti csoportosításokról. Azért sem egyszerű, mert az egyes rendezvényfajták élesen nem választhatók el egymástól, sokszor egy adott rendezvény több csoportba is besorolható. Az alábbi csoportosítások nem jelentenek merev kereteket, illetve sok az átfedés. Nézzük most a legáltalánosabb csoportosítást:

A RENDEZVÉNYEK CSOPORTOSÍTÁSA

- Gazdasági cél szerint lehetnek:

nyereségorientált, profit célú illetve non profit rendezvények

- Helyszín szerint léteznek:

zárt térben, épületben lebonyolódó és szabad térben megtartottak

- A helyszínek száma alapján:

egyhelyszínes és többhelyszínes

 

- A tervezés jelleg alapján:

spontán illetve tervezett események

- A jellegük szerint:

művészeti, tudományos, közművelődési, társadalmi, politikai, egyházi, sport, egyéb és a fentiek keverékéből a komplex rendezvények

- Funkcionális tartalmuk szerint:

kongresszus, konferencia és ezek altípusai, előadó-művészeti élőműsorok, versenyek, kiállítások, kvíz játékok, látványfelvonulások, demonstrációk, szertartások, protokolláris események, fogadások, ünnepi megemlékezések, több funkciós rendezvények

- Általános csoportosítás:

világ, európai, nemzetközi, országos, regionális, megyei (városi), kisebb tájegységi, kistérségi, városi, fővárosi és kerületi, kisebb közösségi rendezvények.

 

- Eredete szerint:

kandidált, adaptált, innovált, konvencionális rendezvények

Forrás: http://www.viapannonia.hu/rendezveny-kalauz/a_rendezvenyszervezes_tortenete.html

A RENDEZVÉNYSZERVEZŐ MARKETING STRATÉGIÁJA

Ahogy a szolgáltatások versenye fokozódik, egyre kifinomultabb marketingtevékenységre van szükség. Nem elég a marketing sajátosságait ismerni, speciális szolgáltatási stratégiákat is meg kell fogalmazni. Két stratégiát emelnénk ki ezek közül, mely hasznos lehet egy rendezvényszervező cég számára.

1. Kompetitív differenciáltság:

Amikor a rendezvényszervezés szakemberei arra panaszkodnak, hogy szolgáltatásaikat lemásolja a konkurencia, tulajdonképpen azt a problémát veti fel, amely minden szolgáltatóiparban dolgozó marketingszakember számára rengeteg fejtörést okoz. Tudniillik igen nehéz a szolgáltatásaikat a konkurenciával szemben differenciálni. A hosszútávú siker érdekében azonban elengedhetetlen a különbözőséget hangsúlyozni.

Hasonlóan más szolgáltatási területekhez a rendezvényszervezés piacát a ’9O-es évek elején a nagy profit lehetősége jellemezte. Kevés volt a szolgáltató és nagyon nagy a kereslet. Azok a vállalkozások, amelyek ekkor indultak jelentős pozíciókat szereztek a piacon. Az évek múlásával azonban egyre több vállalkozó, étterem, szálloda fedezte fel e piaci rést és próbált belőle profitálni. Jellemzője volt ekkoriban a rendezvénypiacnak, hogy sorra alakultak a kis tőkeerejű parti szervizek. A differenciálás csak távlati lehetőségként szerepelt az elképzeléseikben. A rendezvénypiacon kereslettel megjelenő vásárló hamar észrevette a homogenitást. Mivel a rendezvényszervezőknek továbbra sem volt elég tőkéjük a kellő differenciálásra, hamar fokozódó árverseny alakult ki.

A fogyasztó az ún. elsődleges szolgáltatási csomagra számít, amelyhez másodlagos szolgáltatási jellemzőket kell hozzátenni. Ezen a területen a vásárlók vendéglátó szolgáltatásokra, néhány technikai kiegészítőre és műsoros programokra számítanak. Tekintsük ezeket elsődleges szolgáltatásoknak. Minden további kínálati elem része a differenciálásnak.

2. a szolgáltatás minőségének javítása:

A szolgáltatás minőségének javítása akár, mint a differenciált stratégia alapelemeként is kezelhető. A szolgáltatás differenciálásának ugyanis egyik fő módja, hogy a rendezvényszervező következetesen jó minőséget kínál, ezzel mintegy kitűnhet a versenytársai közül. Ez csak úgy lehetséges, ha a szolgáltató mindig azt nyújtja, amit a fogyasztó elvár, vagy még többet. Ehhez azonban az első teendő, a fogyasztó elvárások feltérképezése. A legfontosabb a minőség szempontjából, hogy a várt és a nyújtott szolgáltatások között ne legyen negatív differencia. Fontos, hogy a szolgáltató világosan meghatározza  és megismertesse szolgáltatásai színvonalát; az alkalmazottak tudják mit kell nyújtaniuk, és a vevők is tudják, mit fognak kapni.

Rendezvényszervezés lépésről - lépésre I. 

Valószínűleg e cikksorozat olvasása után akár meg is jöhet az ember kedve egy kis rendezvényszervezéshez, azonban reméljük sikerült rávilágítanunk, hogy ez is, mint minden más szakma szakértelmet kíván. Szerintünk nem lehet könyvekből megtanulni, csak alapokat szerezni  és később a gyakorlat során fejleszteni a tudást. Reméljük sikerül bebizonyítani azt a megállapítást, mely szerint a rendezvényszervezés érdekes és komoly szaktudást kívánó hivatás. Egy rendezvény mindig más, mindig újabb és újabb legyőzendő akadályokat gördít elénk, de éppen ettől szép!

Szerencsére a különböző cégeknek, vállalatoknak sikerült felismerniük a rendezvények jelentőségét és azok jövőbeni hatását a marketing tevékenységükre. Ugyan még nem mindig éri el egy-egy rendezvény a megrendezésétől vár sikerfokot, de jó úton haladunk, hogy egyre több profi rendezvényszervező szakember segítségével ezek megvalósul-hassanak.

A rendezvényszervezés olyan szakma, amely egyszerre tervezhető és kiszámíthatatlan. Éppen ez a szépsége, ez teszi érdekessé a munkafolyamatokat. Nincs két egyforma rendezvény, ezért sosem válhat unalmassá. Ugyanakkor nagyon is felelősségteljes, kihívásokkal teli hivatásról van szó. Érdekessége mellett sok fejfájást is okozhat a rendezőknek. Valószínűleg sokan nem is gondolnák, hogy egy 2-3 napos rendezvény sikere sokszor több száz ember hónapokig tartó, összehangolt munkájának eredménye.