Rendezvényszervezés
- Anthemon, az Ön profi Rendezvényszervező partnere

Minden ember, és minden cég életében vannak olyan jelentős, különleges pillanatok, amelyeket egy sikeres és jó hangulatú rendezvény keretében szeretne emlékezetessé tenni - ilyenkor a legjobb megoldás egy profi rendezvényszervező cégre bízni a dolgot.
A rendezvényszervező cég rendelkezik a megfelelő kapcsolatokkal és gyakorlattal, hogy az adott esemény a lehető leggördülékenyebben és a legjobb hangulatban álljon össze az adott határidőre, és minden pontosan olyan legyen, amilyennek a megrendelő megálmodta.. A rendezvényszervezés ettől lesz professzionális, vagyis a Megbízó biztonságban érezheti magát, mert elképzelései szerint alakul a rendezvény, és eközben nem kell idegeskednie, ráhagyatkozhat a rendezvényszervező tapasztalataira, szaktudására és lelkiismeretes odafigyelésére.
Az Anthemon rendezvényszervező csapata ehhez nyújt szakszerű segítséget a rendezvénytervezéstől a lebonyolításáig, a megfelelő helyszín kiválasztásától a kreatív ötletek megvalósításáig.

Rendezvényszervezés keretében vállaljuk az alábbiakat:

• új termék bevezetése
• partnertalálkozó, konferencia
• ügyfélparti
• karácsonyi parti, szilveszteri parti
• vállalati nap, családi nap
• sportnap
• egyéb rendezvény igény szerint

 Szakmai rendezvény:   Szakmai rendezvények részére biztosítjuk a helyszínt, konferencia  tovább....

 Roadshow, termékbemutató:  Egy-egy termékbemutató, roadshow remek alkalom, amikor  tovább...

 Ügyfél rendezvény, ügyfél parti  Ügyfélrendezvény, partner parti esetén kiemelten fontos tovább...

 Vállalati sportnap  A vállalati nap az egész éves kemény munka közben lehetőséget nyújt  tovább...

 Családi nap  A vállalati családi nap mindig izgalmas kihívás, mert itt egyszerre kell  tovább...

Mit is takar pontosan a rendezvényszervezés?

A Magyar Értelmező Kéziszótár meghatározása szerint a rendezvény szervezett, közösségen belül rendezett (szórakoztató jellegű) összejövetel. A rendezvényszervezés azt a teljes körű tervező, előkészítő, szervező tevékenységet jelenti, mely az adott rendezvény megvalósításával kapcsolatos bárminemű munkát magában foglalja..

 A rendezvények számos szempont szerint csoportosíthatók:

 -          A rendezvény hatóköre szerint:

• világrendezvény (pl. olimpia, foci VB)
• kontinenst érintő rendezvény (pl. foci EB)
• nemzetközi rendezvény több ország részvételével
• országos rendezvény
• regionális rendezvény
• kistérségi rendezvény
• városi vagy helyi rendezvény

-          Helyszín jellege szerint:

• nyitott rendezvény
• zárt rendezvény

-          Megrendezés gyakorisága szerint:

• egyszeri rendezvény
• rendszeres rendezvény
  
  

-          Gazdasági cél szerint:

• profitorientált rendezvény
• non-profit rendezvény

-          A rendezvény jellege szerint:

• művészeti rendezvény
• sportrendezvény
• politikai rendezvény
• kulturális rendezvény, stb.

-          Rendezvény célja szerint:

• hagyományteremtő rendezvény
• hagyományőrző rendezvény
• imázs teremtő rendezvény
• imázs erősítő rendezvény
• szórakoztató rendezvény
• közösség erősítő, építő rendezvény
• oktató, ismeret közvetítő rendezvény
• profitszerző rendezvény

-          A rendezvény eredetisége szerint:

• Kandidált rendezvény: Az adott nemzetközi szervezetnél pályázni kell, így lehet megszerezni a rendezvényszervezés jogát. Ilyen pl. a sport világbajnokság..
• Adaptált rendezvény: Más országból átvett rendezvény, amely nagy érdeklődésre tart számot külföldön, és emiatt érdemesnek tartják nálunk is adaptálni. Ilyen típusú rendezvényszervezés pl. a Budapesti Tavaszi Fesztivál.
• Innovált rendezvény: Olyan rendezvények, amelyeket sem hazánkban, sem külföldön nem rendeztek még meg.
• Konvencionális rendezvény: Egy adott térségben/helyszínen időszakosan visszatérő, hagyományos rendezvény továbbfejlesztésével létrehozott rendezvények, pl. Nyírségi Ősz

A rendezvényszervezés fázisai

A rendezvényszervezés előkészületei
A rendezvényszervezés előkészítő feladatai közé tartozik többek között az időpont és a helyszín kiválasztása, a rendezvényprogram összeállítása, a teljes költségvetés megtervezése. A rendezvényszervező feladata továbbá a rendezvényhez szükséges engedélyek beszerzése és a bejelentési kötelezettségek megtétele.

A rendezvényszervezés „aktív” része
A rendezvényszervező legizgalmasabb feladatai a rendezvény alatt zajló tevékenységben mutatkoznak meg: a programkoordináció, a vendégek fogadása és regisztráció lebonyolítása, a technikai háttér biztosítása, a rendezvény alatti protokoll feladatok ellátása és számos más egyéb feladat tartozik ide.

A rendezvényszervezés utómunkái
A rendezvényszervező számára nem ér véget a rendezvényszervezés folyamata a rendezvény befejezésével, hiszen hátravan még a helyszín bontása, a szemét eltakarítása, a tereprendezés, valamint a dokumentációk, utókalkuláció, értékelések, PR cikkek és sajtóanyagok elkészítése.

Új trendek a rendezvényszervezés terén

A rendezvényszervező cég és a rendezvényeken részt vevők célja azonos:

A rendezvényszervező igyekszik csökkenteni a rendezvényre fordítandó költségeket, ami rövidebb és kisebb létszámú meetingek szervezésével valósítható meg. A rendezvényre delegált dolgozók is a rövidebb rendezvényeket részesítik előnyben, hiszen a lehető legkevesebb időt szeretnék távol tölteni munkájuktól és családjuktól.
Ebből adódóan az ilyen típusú rendezvények gyakoribbá válása, de időbeni lerövidítése és létszámcsökkenése jól megfigyelhető tendencia a rendezvényszervező cégeknél.

A vállalati ülések terén általános vélemény, hogy az évenkénti egyszeri nagy gyűlés nem elég hatékonyak az információáramlás és a szakmai kapcsolatok fenntartása szempontjából. Ezért a rendezvényszervezők igyekeznek ezen típusú rendezvényeket gyakoribbá és „munkaorientáltabbá” tenni.

A világban bekövetkező különféle politikai események, terrorcselekmények, valamint természeti katasztrófák kihatással vannak a rendezvényszervezőkre is, hiszen a helyszínválasztás során befolyásoló tényezők.
Napjainkban a belföldi helyszíneket egyre többen részesítik előnyben az egzotikus külföldi helyszínekkel szemben a „hazai pálya” biztonsága és költséghatékonysága miatt.