Tudjuk, hogy a nagy jelentőséggel bíró eseményeket minden vállalat szeretné egy vidám és mindenekelőtt eredményes rendezvénnyel megünnepelni. Ebben az esetben egy professzionális rendezvényszervező cég nagy segítségére lehet, sőt minden gondot levehet a megrendelő válláról.

Sok idegeskedéstől megszabadulhat, ha a rendezvényszervező felkészültségére, szakmai tapasztalatára és alapos körültekintésére bízza magát. Az Anthemon rendezvényszervező munkatársai ebben segítenek Önnek a rendezvényszervezés megkezdésétől a helyszín kiválasztásán át egészen a kreatív elképzelések megvalósításával járó lebonyolításig,

Rendezvények típusai:

• Vállalati rendezvények (ügyfélpartik, dolgozói rendezvények)
• Szakmai rendezvények (tréningek, konferenciák, előadások)
• Családi nap, sportnap, majális
• Akár több ezer főt megmozgató nyílt fogyasztói rendezvények
• Delegációk számára szervezett incentive programok
• Saját fejlesztésű csapatépítő élményprogramok

A rendezvényszervezés fázisai

A rendezvényszervezés előkészületei

A rendezvényszervezés egyik első lépése a megfelelő helyszín és időpont kiválasztása. Szintén az előkészítő fázis foglalja magába a program összeállítását, valamint a költségvetés elkészítését. A rendezvényszervező gondoskodik a szükséges engedélyeztetésről és bejelentésről is.

A rendezvényszervezés „aktív” része

Talán ez a fázis a legmozgalmasabb a rendezvényszervező számára. A rendezvény alatti koordináció, az érkező vendégek fogadása és esetenként regisztrálása, a protokolláris kötelességek ellátása, a megfelelő technikai háttér biztosítása mind ennek a fázisnak a része, ahogy számtalan egyéb tennivaló elvégzése is.

A rendezvényszervezés utómunkái

A résztvevők számára a rendezvény befejeződik a helyszín elhagyásával, ám a rendezvényszervezőre ekkor még várnak bizonyos feladatok, mint a helyszín elbontása, a szemét eltakarítása, a tereprendezés. Ekkor kerül sor többek között az utókalkulációk, értékelések és dokumentációk elkészítésére, illetve a PR cikkek, valamint sajtóanyagok megírására.

Új trendek a rendezvényszervezés terén

A rendezvényszervező cég és a rendezvényeken részt vevők célja azonos:

A rendezvényszervező igyekszik csökkenteni a rendezvényre fordítandó költségeket, ami rövidebb és kisebb létszámú meetingek szervezésével valósítható meg. A rendezvényre delegált dolgozók is a rövidebb rendezvényeket részesítik előnyben, hiszen a lehető legkevesebb időt szeretnék távol tölteni munkájuktól és családjuktól.
Ebből adódóan az ilyen típusú rendezvények gyakoribbá válása, de időbeni lerövidítése és létszámcsökkenése jól megfigyelhető tendencia a rendezvényszervező cégeknél.

A vállalati ülések terén általános vélemény, hogy az évenkénti egyszeri nagygyűlések nem elég hatékonyak az információáramlás és a szakmai kapcsolatok fenntartása szempontjából. Ezért a rendezvényszervezők igyekeznek ezen típusú rendezvényeket gyakoribbá és „munkaorientáltabbá” tenni.

A világban bekövetkező különféle politikai események, terrorcselekmények, valamint természeti katasztrófák hatással vannak a rendezvényszervezőkre is, hiszen a helyszínválasztás során befolyásoló tényezők.
Napjainkban a belföldi helyszíneket egyre többen részesítik előnyben az egzotikus külföldi helyszínekkel szemben a „hazai pálya” biztonsága és költséghatékonysága miatt.

Mit is takar pontosan a rendezvényszervezés?

A hivatalos meghatározás szerint a rendezvény szervezett, közösségen belül rendezett (szórakoztató jellegű) összejövetel. A rendezvényszervezés az ezzel járó tervezést, előkészítést és szervezést jelenti, amely magában foglal minden, a megvalósításhoz köthető munkafolyamatot.

A rendezvények csoportosítására több módon is lehetőség nyílik.

A rendezvények feloszthatóak hatókörük szerint:

• világrendezvény (pl. olimpia, foci VB)
• kontinenst érintő rendezvény (pl. foci EB)
• nemzetközi rendezvény több ország részvételével
• országos rendezvény
• regionális rendezvény
• kistérségi rendezvény
• városi vagy helyi rendezvény

Csoportra bonthatóak a helyszín jellege alapján:

• zárt rendezvény
• nyitott rendezvény

Tagolhatóak az alapján, hogy milyen gyakorisággal rendezik meg őket:

• rendszeres rendezvény
• egyszeri rendezvény

A csoportok elkülöníthetőek aszerint, hogy milyen gazdasági célokat szolgálnak:

• non-profit rendezvény
• profitorientált rendezvény
• A rendezvény jellege alapján többek között az alábbi csoportokat különböztetjük meg:
• kulturális rendezvény
• sportrendezvény
• művészeti rendezvény
• politikai rendezvény stb.

A különböző célú rendezvények más-más csoportokba tartoznak:

• hagyományteremtő rendezvény
• imázsteremtő rendezvény
• hagyományőrző rendezvény
• imázserősítő rendezvény
• közösségerősítő, -építő rendezvény
• oktató, ismeretközvetítő rendezvény
• szórakoztató rendezvény
• profitszerző rendezvény

A rendezvény eredetisége alapján az alábbi felosztás is létezik:

• Kandidált rendezvény: A megfelelő nemzetközi szervezet pályázatot ír ki a rendezvényszervezés jogára. Ilyenek többek között a nagy sportrendezvények, világbajnokságok.
• Adaptált rendezvény: Egyes rendezvények már más országokban bizonyították létjogosultságukat és sikerüket. Ezeket aztán Magyarországon is megrendezik. Erre példa a Budapesti Tavaszi Fesztivál.
• Innovált rendezvény: Ezek olyan eredeti rendezvények, amelyeket korábban sem belföldön, sem külföldön nem rendeztek meg.
• Konvencionális rendezvény: Ebben az esetben olyan rendezvényekről van szó, amelyek bizonyos helyszínekhez és időpontokhoz kötve újra és újra visszatérnek, de folyamatosan fejlődve és megújulva.